Mediante el presente documento, MINARSEG CIA. LTDA. AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS, en adelante “MINARSEG” o la “Empresa”, dando cumplimiento la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales LOPDP, su reglamento y las demás normas concordantes sobre la materia, ha desarrollado su Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, la “Política”). Para estos efectos, es importante tener en cuenta que la Compañía es una sociedad de carácter comercial, domiciliada en la República del Ecuador, dedicada a la gestión y obtención de contratos de seguros, de una o varias empresas de seguros o de medicina prepagada autorizadas a operar en el país.

En razón de lo anterior, atendiendo a lo determinado por el objeto social de la Compañía en desarrollo de sus facultades, es posible determinar que existen datos personales que componen Bases de Datos de propiedad de la Empresa, los cuales son tratados según los lineamientos consagrados en el marco legal vigente aplicable en Ecuador.

Por todo lo anterior, la Política será aplicada tanto para proteger los datos personales que actualmente trata MINARSEG, como para proteger los que en un futuro se puedan llegar a tratar por parte de ésta, en medio del desarrollo de su actividad económica.

• Política actualizada a julio de 2026

 

1. Identificación del Responsable

MINARSEG CIA. LTDA. AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS, sociedad  constituida bajo las leyes de la República del Ecuador, con RUC: 1792297001001, ubicada en La Pradera N30-26 y San Salvador, Edificio Omega, Quito – Ecuador, (en  adelante, “MINARSEG” o la “Empresa”)

2. Identificación del Delegado de Protección de Datos Personales

• Ab. Diego Beltrán Bastidas
• Dirección: Av. Amazonas E3-131 y Pasaje Guayas (esquina), Edificio Rumiñahui, Quito – Ecuador.
• Correo electrónico: dbeltran@law.gwu.edu

3. Objetivo

Para efectos de la Política, MINARSEG actúa como responsable del Tratamiento de datos  personales en virtud de que decide sobre la finalidad del tratamiento de datos  personales; por tal motivo, la Política tiene como objetivo principal la definición y  posterior determinación de todos los temas relativos a los procedimientos, los principios  y las políticas de seguridad según los cuales, la Empresa garantizará el adecuado  tratamiento de los datos personales en desarrollo de su objeto social.

4. Marco Legal

La Política fue elaborada dando estricto cumplimiento a todo lo dispuesto por la  normativa vigente sobre la materia, de esta manera, el presente documento cumple lo  dispuesto por la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección  de Datos Personales (también, “LOPDP”), su Reglamento, y las demás normas que  componen el sistema actual de protección de datos en el país, no obstante lo cual, en un  futuro puedan llegar a modificar, regular o adicionar la normativa aplicable en materia  de protección de datos personales.

5. Definiciones

Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las definiciones previstas en el artículo  4 de la LOPDP.

6. Deberes de MINARSEG como responsable del Tratamiento

MINARSEG tendrá los siguientes deberes en su calidad de responsable del Tratamiento,  los cuales se desprenden de la legislación aplicable en la materia, sin perjuicio de todos  los otros deberes previstos en las disposiciones especiales o secundarias que lleguen a  regularla.

6.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos en  relación con sus datos personales.

6.2. Permitir el acceso a la información de los Titulares únicamente a las personas  habilitadas para tener acceso a ella y para cumplir la finalidad propuesta.

6.3. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

6.4. Actualizar la información cuando se detecte que la misma perdió vigencia y/o por  solicitud del titular, debidamente justificada.

6.5. Solicitar y conservar el correspondiente respaldo de la autorización o consentimiento  otorgado por el Titular para el Tratamiento de sus datos personales, cuando el  tratamiento no esté sustentado en otra base legitimadora.

6.6. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los distintos  tratamientos de sus datos personales.

6.7. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable  y comprensible. Además, acreditar en todo momento que la información debe  corresponder a los datos personales inicialmente otorgados para el tratamiento.

6.8. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad físicas y digitales que  impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento,  además de cualquier conducta regulada y sancionada en la ley que determina delitos  informáticos.

6.9. Implementar un procedimiento en cuanto al ejercicio de derechos, así como a consultas y reclamos que los titulares puedan hacer de los tratamientos de datos  personales.

6.10. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

6.11. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos formulados en los términos señalados  por la ley; esto incluye el ejercicio de derechos del Titular.

6.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre los tratamientos de sus datos personales, así  como sus finalidades.

6.13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Autoridad de Protección  de Datos Personales sobre el tema en particular.

6.14. Notificar a la Autoridad de Protección de Datos Personales y al titular de los datos  acerca de violaciones a las seguridades implementadas para el tratamiento de  datos personales conforme a lo establecido en el procedimiento previsto para el  efecto.

6.15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y  adolescentes, en aquellos casos en que se obtenga con autorización expresa de su  representante legal, para el tratamiento de sus datos personales.

6.16. Tratar datos personales de terceros únicamente en caso de que esté sustentado en  una base legitimadora prevista en la LOPDP.

6.17. Abstenerse de tratar datos personales que estén siendo controvertidos por el  Titular, en los términos y con el alcance previsto en la ley.

6.18. Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se  encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normativa vigente  sobre protección de datos personales.

7. Relación de MINARSEG con Encargados del tratamiento y otros responsables  (conjuntos o no):

Para el cumplimiento de su objeto social, la Empresa podrá verse en la necesidad de contratar con terceras personas o empresas, denominadas Encargados de Tratamiento,  con el fin de que éstas últimas, traten datos personales por cuenta y bajo instrucciones del responsable; o establezcan relaciones comerciales/contractuales o de otra índole con  personas naturales, jurídicas, públicas o privadas que, de forma autónoma o junto con  MINARSEG, decidan sobre la finalidad y tratamiento de datos personales para la  ejecución de actividades como: prestación de servicios de seguros, servicios de auditoría, consultoría, servicios legales y contables, seguridad y salud ocupacional, exámenes  médicos, administración de nómina, servicios de mensajería, entre otros; para el  cumplimiento de las siguientes finalidades tanto por medios físicos como digitales:

• Celebración, suscripción o mantenimiento de relaciones contractuales con los  Titulares.
• Tratamiento de información requerida en materia laboral, seguridad y salud ocupacional, contable – financiera y societaria de MINARSEG.
• Desarrollo del objeto social del responsable.
• Contratación de servicios externos para beneficio del personal y de otros titulares.

El Encargado de Tratamiento deberá respetar las instrucciones que imparta la Empresa como responsable, a fin de que las actividades que realice el primero se enmarquen en  las presentes políticas y en la normativa vigente sobre protección de datos personales.

8. Derechos de los Titulares de los datos personales

El tratamiento de los datos personales que realiza MINARSEG lo hace respetando la  confidencialidad y garantizando el ejercicio de los derechos por parte del Titular. En tal  sentido, el Titular, sin costo alguno, podrá ejercitarlos escribiendo un correo electrónico  a la siguiente dirección: protecciondedatos@minarseg.com para lo cual, podrá emplear  los formularios puestos a su disposición, en los cuales deberá indicar el motivo de su  solicitud y el derecho que pretende ejercitar, acompañando el documento que acredite su identidad.

El Titular tendrá derecho a:

• Acceder a los datos personales que la Compañía dispone.
• A ser informado respecto a los fines de tratamiento, bases de datos  personales, tipos de tratamiento, tiempo de conservación, existencia de base  de datos en la que constan sus bases de datos, origen de los datos personales  cuando no hayan sido obtenidos directamente por el titular, otras finalidades  de tratamiento, datos de contacto del responsable de tratamiento, datos de  contacto del delegado de protección de datos personales, transferencias o  comunicaciones nacionales o internacionales con los destinatarios sus clases,  sus finalidades y garantías de la transferencia. Las consecuencias de entrega  o no entrega de información, efecto de entregar datos personales erróneos o  inexactos, la posibilidad de revocar el consentimiento, forma en la que puede hacer efectivos sus derechos de acceso, eliminación, rectificación y  actualización, oposición, anulación, limitación del tratamiento y a no ser  objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas. A  ser informado de los mecanismos para hacer efectivo su derecho a la  portabilidad, dónde y cómo realizar sus reclamos ante el responsable del  tratamiento de datos y la Autoridad de Protección de Datos Personales, y; la  existencia de valoraciones y decisiones automatizadas, incluida la  elaboración de perfiles.
• Rectificar o actualizar la información que presente errores y/o no corresponda a  la que actualmente tiene el Titular. En tal sentido, cualquier pérdida o daño  causado a MINARSEG o a terceros por motivo de una comunicación de  información errónea, inexacta o incompleta en los formularios de registro por  parte del Titular, será responsabilidad exclusiva de este último.
• Eliminar los datos personales en la medida en que ya no sean necesarios para la  finalidad que la Empresa ha establecido para tratarlos o cuando ya no se cuente con legitimación para hacerlo.
• Limitar el tratamiento de los datos personales a fin de suspender temporalmente  el tratamiento de datos o conservarlos más allá del tiempo necesario por  necesidad del Titular.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la legalidad  del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
• Solicitar la portabilidad de los datos personales.
• Oponerse al tratamiento de los datos personales.
• o Cuando no se afecten derechos y libertades fundamentales de  terceros, no se trate de información pública, interés público o que no  esté ordenado por una ley.
• o Cuando sea para mercadotecnia directa y, elaboración de perfiles.
• o Cuando se hayan usado sus datos en razón de interés legítimo del  responsable de tratamiento y se justifique en una situación concreta  personal del titular siempre que no haya ley que disponga lo  contrario.
• A no ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones  automatizadas.

9. Canales de Captación

La Empresa podrá recabar datos personales a través de diferentes medios, entre ellos se  encuentran los siguientes:

• Documentos físicos;
• Formularios Electrónicos;
• Mensaje de datos;
• Internet, Sitios Web;
• Fuentes accesibles al público;
• Llamadas telefónicas grabadas;
• Información Para Google Play – Minarseg App
• Cualquier otro formato presente o futuro.

Previo a recolectar los datos personales, la Empresa deberá contar con una base de  legitimación.

MINARSEG podrá acceder a datos personales recolectados directamente o a través de  terceros.

10. Mecanismos de captación de datos personales

La MINARSEG realiza la recolección de Datos Personales por los mecanismos que se  enuncian y definen a continuación:

10.1. Digital: Mecanismo a través del cual la Empresa, utilizando medios tecnológicos no  presenciales habilitados previamente (Pagina Web, formularios en herramientas  basadas en la nube, aplicativos móviles y cuentas oficiales en redes sociales, entre  otros), recolecta datos personales, de acuerdo con los formatos establecidos.

10.2. Escrito: Es el medio a través del cual, de manera física y/o presencial, la Empresa en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales,  mediante formularios físicos, mediante la información suministrada en  documentos de constitución o modificación de la composición societaria de la  Compañía, en contratos con Proveedores, en contratos con empleados, en hojas  de vida de candidatos y en formularios de captación en establecimientos propios u  operados por terceros.

11. Limitación en la captación

La recolección de datos personales se realizará limitándose a aquellos que son  pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recabados por MINARSEG.

12. Bases legitimadoras para el tratamiento de datos personales

La Compañía, actuando como responsable, realizará el tratamiento de datos personales,  amparada en alguna base legitimadora prevista en la LOPDP, en función de la finalidad  que persiga cada tratamiento. Así, la legitimación del tratamiento podrá venir de:

• Consentimiento o autorización expresa del titular
• Cumplimiento de una obligación legal u orden judicial
• Ejecución de una obligación contractual y aplicación de medidas precontractuales – Cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de  poderes públicos
• Proteger intereses vitales del Titular u otra persona natural
• Satisfacer un interés legítimo del responsable de tratamiento o de tercero. – Las demás establecidas en la normativa.

Así, a manera de ejemplo, la Empresa tratará los datos personales sobre las siguientes  bases legales y con las siguientes finalidades – ejemplificativas -:

Finalidad	Legitimación
Buscar perfiles idóneos de posibles  colaboradores a través del reclutamiento  de personal. Buscar nuevos proveedores de productos  y servicios. Buscar nuevos canales para la promoción  de servicios.	Aplicación de medidas precontractuales
Contratar a personas idóneas para el cargo.	Cumplimiento de obligación contractual
Realizar los procesos de facturación,  retenciones y dar cumplimiento a demás  obligaciones tributarias.	Cumplimiento de obligación legal
Dar cumplimiento a las obligaciones de  orden laboral y seguridad social	Cumplimiento de obligación legal
Dar cumplimiento a las obligaciones de  comunicar información a órganos  rectores y de control.	Cumplimiento de obligación legal
Prestar los servicios de intermediación de  seguros, viabilizar las solicitudes,  reclamos y atenciones relacionadas a los  mismos	Consentimiento, medidas precontractuales, cumplimiento de  obligaciones contractuales e interés  legítimo del responsable
Comunicación de proposiciones u ofertas  no solicitadas respecto de productos y  servicios intermediados por MINARSEG.	Consentimiento

 

13. Revocatoria de la Autorización o ConsentimientoTodos los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar su  consentimiento otorgado a MINARSEG para el tratamiento de sus datos personales,  cuando esté sustentado en esta base legitimadora, e incluso solicitar a la Empresa la  supresión o eliminación de sus datos personales contenidos en sus Bases de Datos. Lo  anterior, siempre y cuando dicha conducta no contravenga una disposición legal o  contractual vigente.La Compañía garantizará al Titular el fácil acceso a estas solicitudes, estableciendo  mecanismos sencillos e intuitivos que permitan al Titular revocar su consentimiento o  solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el cual él  los otorgó inicialmente.Para el anterior procedimiento, deberá tenerse en cuenta por parte del Titular que, la  revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total o parcial en relación  con las finalidades autorizadas:
    1. i) Si se revoca totalmente, la Empresa deberá cesar cualquier actividad de  Tratamiento de los datos suministrados por el Titular que esté sustentada en  esta base legitimadora; por el contrario,
    2. ii) Si se revoca parcialmente únicamente frente a ciertos tipos de Tratamiento,  la Empresa cesará el tratamiento sobre las finalidades que expresamente  fueron revocadas por el Titular siempre que se sustente en esta base  legitimadora. En este último caso, MINARSEG podrá continuar tratando los  datos personales para aquellos fines que no fueran revocados.

14. Origen de los datos cuando no se hayan obtenido directamente del titular

Los datos personales tratados por la Empresa pueden provenir del propio titular, de  forma directa y voluntaria; de los solicitantes/contratantes, los asegurados y beneficiarios a través de los distintos canales de comunicación; adicionalmente, se podrán obtener datos personales a través de representantes legales, terceros debidamente autorizados, registros públicos de consulta o cámaras de vigilancia.

15. Consecuencias de negarse a proporcionar datos personales

La negativa por parte del Titular de proporcionar datos personales impedirá la  consecución del objeto social de la Empresa, y, en consecuencia, la imposibilidad de la  prestación de los servicios o desarrollo de actividades por parte de MINARSEG.

16. Consecuencias de proporcionar datos personales erróneos o inexactos    

El Titular deberá proporcionar datos personales veraces, exactos, completos y  actualizados. En caso de entregar información inexacta, puede ocasionar que la  finalidad para la cual los datos personales son recopilados, no pueda cumplirse total  o parcialmente, viéndose limitados o suspendidos determinados tratamientos.  MINARSEG se reserva el derecho a interponer las acciones y recursos legales que  considere necesarios, como consecuencia de la provisión de datos falsos, erróneos o  inexactos por parte del Titular.

17. Otras finalidades y tratamientos ulteriores

El tratamiento de los datos personales realizado por la Empresa tiene como objetivo la  gestión y obtención de contratos de seguros, de una o varias empresas de seguros o de  medicina prepagada autorizadas a operar en el país, en ese sentido, y en relación a los  tratamientos ulteriores, MINARSEG tratará los datos personales de sus clientes para el  envío de comunicaciones comerciales por cualquier medio conocido o por conocer  (correo electrónico, físico, SMS, llamadas telefónicas, mensaje de datos, WhatsApp,  herramientas de mensajería instantánea, entre otros) respecto a los productos y servicios  intermediados por MINARSEG – siempre y cuando se haya obtenido su consentimiento – , y efectuar análisis relacionados a la emisión de cotizaciones.

18. Categorías de datos personales

18.1. Colaboradores y potenciales colaboradores: Respecto a potenciales  colaboradores y personal de nómina, MINARSEG tratará las siguientes categorías  de datos personales:

• Datos identificativos, complementarios y de contacto: Nombres y  apellidos, cédula o pasaporte, estado civil, fecha y lugar de nacimiento,  nacionalidad, cargo, dirección de domicilio, correo electrónico, firma,  teléfono, datos incluidos en hojas de vida, información académica,  antecedentes laborales, referencias personales y laborales, evaluaciones,  calificaciones, datos de cargas familiares, información salarial.
• Categorías especiales de datos personales: datos sensibles, datos de  niñas, niños y adolescentes, datos relativos a la salud, datos de personas  con discapacidad y de sus sustitutos, datos bancarios, datos biométricos (imagen y voz).

18.2. Proveedores y potenciales proveedores: Respecto de los proveedores y  potenciales proveedores, MINARSEG tratará las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos, complementarios y de contacto: Nombres y  apellidos, cédula o pasaporte, RUC, razón social, dirección física, correo  electrónico, firma, teléfono, referencias comerciales.
• Categorías especiales de datos personales: datos biométricos (imagen),  datos bancarios.

18.3. Clientes y potenciales clientes: Respecto de los clientes y potenciales  clientes, MINARSEG tratará las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos, complementarios, y de contacto: Nombres y  apellidos, cédula o pasaporte, RUC, razón social, correo electrónico,  teléfono, estado civil, sexo, nacionalidad, estatura, peso, edad, dirección  física, lugar y fecha de nacimiento, estado civil, parentesco, datos  relativos a la actividad económica u ocupación, referencias personales y  comerciales, datos laborales y profesionales, datos relativos a las pólizas  de seguros, placa, chasis, motor, firma.
• Categorías especiales de datos personales: datos sensibles, datos  judiciales, datos relativos a la salud, datos relativos a la discapacidad,  datos de niñas, niños y adolescentes, datos biométricos (imagen), datos  bancarios, datos económicos, datos financieros.

18.4. Terceros: MINARSEG realiza el tratamiento de datos personales de  terceros (incluye a personas no relacionadas de manera directa con MINARSEG):

• Datos identificativos, complementarios, y de contacto: Nombres y  apellidos, cédula o pasaporte, RUC, nacionalidad, lugar y fecha de  nacimiento, sexo, estado civil, edad, especialidad, dirección, correo  electrónico, teléfono, datos laborales y profesionales, número de registro  médico o cédula profesional, firma.
• Categorías especiales de datos personales: datos sensibles, datos  relativos a la salud, datos relativos a la discapacidad, datos bancarios,  datos judiciales, datos biométricos (imagen).

19. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

Todo tratamiento sobre los datos de los Titulares con los cuales la Empresa tuviere  establecida una relación como responsable del Tratamiento, será realizado por la  Compañía directamente, por otro responsable, o a través de uno o varios Encargados del Tratamiento.

MINARSEG tratará los datos personales de los Titulares con el propósito de ejecutar  ciertas finalidades según se describen a continuación:

19.1. Colaboradores y potenciales colaboradores:

• Adelantar procesos de selección
• Desarrollar y ejecutar la relación laboral de llegarse a celebrar
• Adelantar trámites de vinculación al sistema de seguridad social
• Enviar información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico,  físico, SMS, llamadas telefónicas, mensaje de datos, WhatsApp, herramientas de  mensajería instantánea, entre otros) acerca de procesos de selección y ejecución de  contratos laborales.
• Realizar exámenes de salud pre-ocupacionales, ocupacionales y post-ocupacionales. ▪ Brindar cursos, programas y actividades de formación y capacitación para el personal. ▪ Realizar evaluaciones y valoraciones de desempeño.
• Dar trámite a ausencias, permisos, atrasos, vacaciones, entre otras novedades presentadas en torno a la relación laboral.
• Emitir referencias laborales cuando el Titular lo requiera.
• Validar las referencias laborales que el Titular hubiese aportado. ▪ Elaborar material comunicacional, publicitario y de difusión para su posterior  publicación en redes sociales, y/o cualquier otro medio de comunicación.  ▪ Actualizar datos personales.
• Prestación de servicios de atención al cliente y administración de cuentas mantenidas  con los asegurados, lo que incluye, pero no se limita al trámite y seguimiento de  afiliaciones, vinculaciones, renovaciones, movimientos, reembolsos, reclamos,  beneficio de crédito ambulatorio y/u hospitalario, cancelaciones de pólizas, consultas  y demás solicitudes relacionadas con los productos y servicios intermediados por  MINARSEG.
• Intermediación en la gestión de siniestros.

19.2. Proveedores y potenciales proveedores:

• Ejecutar el proceso de selección de proveedores.
• Formalización de la relación comercial y/o contractual.
• Desarrollar de manera integral los procedimientos de contratación de servicios y  adquisición de bienes por parte de MINARSEG.
• Enviar información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico,  físico, SMS, llamadas telefónicas, mensaje de datos, Whatsapp, herramientas de  mensajería instantánea, entre otros), siempre que sea autorizado por el Titular o se  sustente en otra base legitimadora
• Gestionar el pago a proveedores
• Actualizar datos personales
• Analizar, evaluar y consultar la información entregada por el Titular en listas para el  control de lavado de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier  autoridad nacional o extranjera.

19.3. Clientes y potenciales clientes:

• Ofertar y promocionar productos y servicios intermediados por MINARSEG a través  del envío de comunicaciones comerciales por medio de canales de comunicación.  ▪ Solicitar y analizar información con el fin de proponer productos y servicios  pertinentes a las necesidades del cliente.
• Brindar asesoría, solventar inquietudes y gestionar cotizaciones respecto a productos  y servicios intermediados por MINARSEG.
• Elaborar análisis relacionados a la emisión de cotizaciones.
• Recopilar y comunicar documentación e información necesaria para la emisión de  la(s) póliza(s) por parte de la aseguradora.
• Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo  electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de  mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por  conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular o se sustente en otra base  legitimadora.
• Brindar asistencia en la formalización, desarrollo, ejecución, prestación, cobertura del  servicio y terminación del contrato mantenido con la aseguradora.  ▪ Canalizar información, formularios, solicitudes, reportes, autorizaciones y demás  documentación requerida a la aseguradora.
• Prestación de servicios de atención al cliente y administración de cuentas, lo que  incluye, pero no se limita al trámite y seguimiento de afiliaciones, vinculaciones,  renovaciones, movimientos, reembolsos, reclamos, beneficio de crédito ambulatorio  y/u hospitalario, cancelaciones de pólizas, consultas y demás solicitudes relacionadas  con los productos y servicios intermediados por MINARSEG.
• Coordinar campañas o capacitaciones a realizar por parte de MINARSEG, o de las  aseguradoras, en favor de los contratantes, asegurados y/o beneficiarios.  ▪ Intermediación en la gestión de siniestros.
• Gestionar las cuentas por pagar de los clientes a las aseguradoras  ▪ Notificar a clientes a través de distintos canales de comunicación con documentación  e información relativa a la ejecución del contrato de seguro, lo que incluye, pero no  se limita al envío de notas de cobranza, cuotas impagas, liquidaciones, renovaciones,  vencimientos, pólizas vencidas, novedades, entre otros.
• Implementar acciones de fidelización en beneficio de la Empresa.  ▪ Realizar control de satisfacción y bienestar.
• Reportar información a organismos y entidades de control, en cumplimiento de  obligaciones legales.
• Cumplir con obligaciones legales en materia tributaria, contable y demás normativa  aplicable al sector seguros.
• Actualizar datos personales.

19.4. Terceros

• Prestación de servicios de atención al cliente y administración de cuentas, lo que  incluye, pero no se limita al trámite y seguimiento de afiliaciones, vinculaciones,  renovaciones, movimientos, reembolsos, reclamos, beneficio de crédito ambulatorio  y/u hospitalario, cancelaciones de pólizas, consultas y demás solicitudes relacionadas  con los productos y servicios intermediados por MINARSEG.
• Recopilar y comunicar documentación e información necesaria para la emisión de  la(s) póliza(s) por parte de la aseguradora.
• Canalizar información, formularios, solicitudes, reportes, autorizaciones y demás  documentación requerida a la aseguradora.
• Intermediación en la gestión de siniestros.
• Reportar información a organismos y entidades de control, en cumplimiento de  obligaciones legales.
• Cumplir con obligaciones legales en materia tributaria, contable y demás normativa  aplicable al sector seguros.

19.5. Circuito Cerrado de videovigilancia

• Adoptar medidas de seguridad para los clientes, visitantes, colaboradores,  proveedores, y/o cualquier persona que ingrese o se encuentre en las inmediaciones  próximas a nuestras instalaciones.
• ▪ Realizar monitoreo del cumplimiento de las labores de colaboradores de la Empresa.

20. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento de datos personales, la Empresa asegurará el respeto a los derechos  prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). Por este motivo, cuando se  recolecte datos personales correspondientes a este grupo, se dará cumplimiento a lo  señalado en los artículos 21 y 25 de la LOPDP y las demás disposiciones concordantes  sobre la materia.

21. Tratamiento de datos personales sensibles

MINARSEG conoce que realiza tratamiento sobre datos personales que revisten la calidad  de sensibles, por lo que asegurará que, al momento de la recolección de datos personales  correspondientes a este tipo, dará cumplimiento a lo señalado en el Artículo 26 de la  LOPDP y las demás disposiciones concordantes sobre la materia.

22. Existencia de valoraciones y decisiones automatizadas, y elaboración de perfiles

Las valoraciones realizadas por MINARSEG no son objeto de decisiones basadas parcial o  totalmente en procesos automatizados. La Compañía no trata los datos recopilados para  la elaboración de perfiles, entendido como el tratamiento de datos personales que  permite evaluar, analizar o predecir aspectos de una persona natural para  determinar comportamientos o estándares relativos a las preferencias personales e  intereses de los titulares.

23. Conservación de datos personales

La Empresa conservará los datos personales en función de la finalidad del tratamiento,  según el marco general que se establece a continuación:

Finalidad	Tiempo de conservación
Buscar perfiles idóneos de posibles  colaboradores a través del reclutamiento  de personal. Buscar nuevas oportunidades de negocio  con proveedores de productos y servicios.  Buscar nuevos canales para la promoción  de servicios.	Mientras mantenga la relación  contractual y 1 año posterior a la  culminación de dicha relación, o mientras  persista el deber de justificar el  cumplimiento de obligaciones legales.
Contratar a personas idóneas para el  cargo.	Mientras dure la relación contractual, y  hasta 7 años posteriores a la terminación  de la misma, a fin de justificar el  cumplimiento de obligaciones legales.
Realizar los procesos de facturación,  retenciones y dar cumplimiento a demás  obligaciones tributarias.	Mientras las obligaciones legales de  demostración se mantengan vigentes.
Dar cumplimiento a las obligaciones de  orden laboral y seguridad social	Mientras las obligaciones legales de  demostración se mantengan vigentes.
Dar cumplimiento a las obligaciones de  comunicar información a órganos  rectores y de control.	Mientras las obligaciones legales de  demostración se mantengan vigentes.
Prestar los servicios de intermediación de  seguros, viabilizar las solicitudes,  reclamos y atenciones relacionadas a los  mismos	Hasta que el titular revoque el  consentimiento, cuando esté sustentado  en esta base legitimadora; mientras dure  la relación contractual, y hasta 7 años  posteriores a la terminación de la misma,  a fin de justificar el cumplimiento de  obligaciones legales.
Comunicación de proposiciones u ofertas  no solicitadas respecto de productos y  servicios intermediados por MINARSEG.	Hasta que el titular revoque el  consentimiento.

 

24. Seguridad de los Datos Personales

MINARSEG implementa medidas de seguridad con el fin de proteger la confidencialidad,  integridad y disponibilidad de los datos personales:

• Nuestro personal, además de las capacitaciones enfocadas en protección de  datos personales, realizan sus funciones conforme a las políticas, protocolos, manuales internos y estrategias implementados por la Compañía para la atención  al ejercicio de derechos, para recabar y demostrar el consentimiento, para el  control de accesos a datos personales, entre otros.
• Controles de acceso, gestión de usuarios y configuración de roles y privilegios en  función de sus actividades, estableciendo restricciones a los usuarios dentro de  los sistemas, plataformas y equipos de la Empresa.
• Medidas de seguridad en infraestructura y datos, como, por ejemplo, pero no  limitándose a, firewalls, sistemas de respaldo de información, entre otros.  • Otras medidas de seguridad organizacionales y técnicas necesarias.

25. Canales de atención

Para la atención de consultas, reclamos y/o ejercicio de derechos, relativos al tratamiento  de datos personales, podrán formularse a través de los siguientes Canales Oficiales de  atención:

Relación con la Empresa	Canales de atención
Proveedores o potenciales proveedores	Punto focal definido por MINARSEG: Gerencia General A través de correo electrónico a la siguiente dirección:  protecciondedatos@minarseg.com De manera física, en la dirección: La Pradera N30-26 y San Salvador (esq), Edificio Corporativo Omega, Quito – Ecuador.
Empleados, potenciales  empleados o ex empleados
Clientes o potenciales  clientes
Terceros

 

26. Procedimiento para el ejercicio de derechos

Cuando el Titular de los datos personales pretenda ejercer algún derecho, la Gerencia  General resolverá su consulta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha  de recibo de la misma. Para tal efecto, seguirá el procedimiento previsto dentro de la  Empresa, sobre la base de las directrices que establece la Ley y la normativa secundaria.

27. Medio de respuesta

MINARSEG dará respuesta a los requerimientos de los Titulares, dentro de los términos  establecidos en esta Política, de manera escrita haciendo la misma disponible en la  dirección física establecida para Compañía, o electrónica suministrada por el solicitante  para tal efecto.

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una  dirección de aquellas o de estas, será a discreción de la Empresa la decisión sobre a cuál  dirección enviar la respuesta.

28. Personas legitimadas para ejercer sus derechos, presentar consulta o reclamo

De conformidad con las normas aplicables a la materia, se encuentran legitimados para  ejercer sus derechos, así como para presentar una consulta o un reclamo ante  MINARSEG, las siguientes personas:

• Los Titulares de los datos personales.
• Los causahabientes de los Titulares.
• Los representantes legales.
• Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

29. Actualización de las bases de datos

MINARSEG actualizará sus Bases de Datos y ficheros de manera permanente.

30. Transferencias de datos para tratamiento por terceros o destinatarios, nacionales e  internacionales

MINARSEG puede transmitir o transferir de manera parcial o total los Datos Personales a  destinatarios dentro de la República del Ecuador, como, por ejemplo, a compañías de  seguros; y a terceros al exterior, como, por ejemplo, a proveedores de servicios  tecnológicos o plataformas para el almacenamiento en servicios de nube; ello en  desarrollo de su objeto social, para lo cual cumplirá con lo dispuesto en los artículos 55 y  siguientes de la LOPDP.

La Compañía podrá enviar, comunicar o transferir datos a autoridades competentes,  órganos y entes de control, tribunales y administraciones públicas como destinatarios de  la información.

31. Seguridad de la información

La Empresa cuenta con todas las medidas requeridas en materia de Seguridad de la  Información.

32. Información sobre Cookies:

Una cookie se refiere a un fichero que se almacena en un ordenador o dispositivo móvil al momento de visitar un sitio web. La clasificación de las cookies se entiende en función  de la entidad que las gestione, su finalidad, y el plazo de tiempo que permanecen  activadas en el equipo terminal. La página web de MINARSEG utiliza cookies necesarias,  indispensables para el funcionamiento adecuado de la página web, al activar funciones  básicas como la navegación o el acceso a áreas de la página, sin estas cookies, el sitio no  puede funcionar de manera adecuada.

Asimismo, el sitio web de la Empresa emplea cookies para poder identificar las visitas a  la página web de la empresa y su frecuencia. Esta información es empleada únicamente para análisis estadístico y después la información se elimina de forma permanente. El  titular puede rechazar o eliminar las cookies en cualquier momento desde su ordenador

Cada página web utiliza sus propias cookies, en ese sentido, MINARSEG no se hace  responsable por el contenido ni veracidad respecto de las Políticas de  Privacidad/Protección de Datos Personales o el uso de cookies que realicen páginas  web de terceros. En ese sentido, le informamos que, si acepta cookies de terceros,  deberá eliminarlas desde las opciones del navegador o desde el sistema ofrecido por  el propio tercero.

33. Procedimiento para modificaciones a esta Política

Toda modificación a lo dispuesto en esta Política pasará por un proceso de discusión y  decisión conjunta en el que intervendrán los siguientes funcionarios de la Compañía:

• Gerencia General
• Dirección Comercial
• Dirección de Ramos Generales
• Dirección de Cuentas Corporativas

De cada decisión que determine la necesidad de efectuar alguna modificación a la  presente Política se dejará constancia escrita suscrita por los integrantes.

Toda modificación que cumpla el procedimiento previamente determinado, entrará  hacer parte de la presente Política y por lo tanto será de obligatorio e inmediato  cumplimiento.

34. Registro Nacional de Bases de Datos

Acorde con las disposiciones establecidas en el artículo 51 de la LOPDP, así como las  directrices impartidas por la autoridad competente en Ecuador para la protección de los  datos personales, MINARSEG registrará las Bases de Datos sobre las cuales realice  tratamiento y procederá con su actualización periódica.

35. Vigencia

La presente Política regirá a partir de la fecha de su publicación y dejará sin efectos las  demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Todo elemento sobre la  materia objeto de la presente Política que no se encuentre contenido en la misma, se  reglamentará de acuerdo la normativa en materia de protección de datos personales vigente en la República de Ecuador